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Gestión Documental SGDA con IA

Sistemas de Gestión Documental y de Archivo con IA. Digitalización, clasificación, búsqueda semántica.

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01 · QUÉ HACEMOS

SGDA tradicional + IA = búsqueda semántica que funciona, clasificación automática que aprende, y cumplimiento normativo auditable.

Hemos implementado SGDA para entidades públicas colombianas con archivos físicos de >5 millones de folios. La diferencia con un SGDA “clásico” no es la base de datos — es que la búsqueda entiende contexto, la clasificación aplica TRD sola, y las alertas de retención salen sin que nadie las configure manualmente.

02 · CAPACIDADES

  • scan-line

    OCR avanzado

    Reconocimiento de texto en documentos físicos, manuscritos, tablas y formularios.

  • tags

    Clasificación automática

    TRD (Tabla de Retención Documental) aplicada automáticamente con IA.

  • search

    Búsqueda semántica

    No solo búsqueda por palabra clave: el sistema entiende qué buscas.

  • file-check

    Validación de cumplimiento

    Alertas automáticas sobre tiempos de retención, transferencias, eliminaciones.

  • link

    Integración con sistemas existentes

    Conectores para Alfresco, SharePoint, Documentum y sistemas propietarios.

03 · CÓMO TRABAJAMOS

  1. 01

    Diagnóstico

    2-3 semanas

    Inventario documental, TRD existente, estado de digitalización, gaps de cumplimiento.

  2. 02

    Diseño

    2 semanas

    Arquitectura del SGDA, plan de migración, integración con sistemas, modelos de IA.

  3. 03

    Implementación

    8-16 semanas

    Digitalización, configuración de TRD, despliegue de búsqueda semántica.

  4. 04

    Operación

    Ongoing

    Mejora continua de modelos, soporte, auditoría anual.

05 · PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cumple con la normativa colombiana?
Sí. Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación, Ley 594 de 2000, decretos reglamentarios. Auditable.
¿Qué pasa con los documentos físicos existentes?
Ofrecemos servicio de digitalización masiva con OCR. Mantenemos cadena de custodia y trazabilidad por documento.
¿Cuánto demora implementar?
De 4 meses (entidad pequeña, <100K documentos) a 18 meses (entidad grande con millones de documentos físicos por digitalizar).

¿Listo para operar con IA?

Conversamos sobre tu caso en 30 minutos — sin agendas plantilla, sin discovery genérico.

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